仕事の効率を下げる、8つの「NG習慣」

「仕事をサクサク終わらせるのは難しい」。そう思うかもしれませんが、じつは悪い習慣を断ち、良い習慣を身につけることで、意外と簡単に身につけられるケースも多いのです。

「Inc.」のNicolas Cole氏が提唱するのは、仕事の生産性を上げるために「断つべき8つの悪い習慣」というもの。どんな習慣が、仕事の効率を邪魔しているのでしょうか？

目の前に片付けるべき仕事があるのに、ついついスマホの画面に目がいってしまう…。新しいメッセージが来ていないか、SNSは更新されていないか。そして気づけば数分に一度はスマホをチェック。

そんなことを繰り返していたら、せっかくの集中力も散漫になってしまいます。気になるかもしれませんが、仕事中はプライベートのスマホは手の届かないところに置いておきましょう。

相手が話をしているのに、次に何を言うかと考えていたり、まったく違うことを考えていたり。「ごめんなさい、もう一度言ってもらえますか？」なんて聞き返す人も少なくありません。

相手に話しかけられたならば、まずは脳を100%会話に集中させましょう。相手にもう一度同じことを話してもらうのは失礼です。それが続くと、お互いに時間をムダにしてしまいます。

同時に複数の仕事をこなすことは、もちろん可能です。むしろ、そのほうが早く終わるかもしれません。しかし集中力が分散されると、細かいところを見落としやすくなってしまいます。

些細なミスは、仕事の効率を下げます。同時進行ではなく、類似しているタスクをまとめて片付けるくらいにしましょう。大きく分類して一度に終わらせることができれば、頭もスムーズに切り替えていけるはずです。

テレビはもちろん、後ろで音楽が鳴っていると、無意識のうちに気をとられてしまいます。数時間経って、ようやく仕事が進んでいないことに気づく、なんてことはありませんか？

効率を重視するのであれば、仕事だけに集中すること。テレビの電源はOFF、できれば音楽を流すのも控えましょう。

スイッチさえ入れば、いつでもどこでも集中できる。そんな機能があったら、どれだけ楽なことか…。集中力を上げるためには「場所選び」も大切です。

たとえば、みんなが休憩をとっているようなザワついた環境だと、一人だけ「仕事モード」には入れないはずです。仕事を目的としているのなら、静かな場所がベストです。世間話をするのは、仕事がひと段落してからにしましょう。

前述したように、集中するのにベストなのは静かな場所。しかし、チームでのプロジェクトなど、周りの人の意見を取り入れるべき状況もあるはずです。

その場合は、タスクを割り振ったあと、数時間は静かに集中しましょう。そうしないと、プロジェクトは一向にうまく進みません。

しばらく手をつけていなかったタスクを再開する場合、もちろんやる気は大切ですが、下準備も忘れずに。

長く放置していたタスクは、まず状況を把握するところから始めましょう。どこまで終わっているのか、終わらせるためには何が必要か、必要なソフトの使い方は覚えているかなど。下準備ができていたほうが、圧倒的に仕事は効率良く進みます。

カレンダー、メール、Facebookと、今やすべての通知はパソコンやスマホの画面で知ることができます。非常に便利な機能ですが、通知ひとつでせっかくの集中力が途切れてしまうのが難点でもあります。

本気で集中したいときは、思い切って通知設定をOFFにしてみましょう。これは仕事中はもちろん、休暇中にも効果的です。ほかの誰にも邪魔されず、今、目の前にあることに集中できるでしょう。